In een brief aan je klant kun je het beste conclusie en actiepunten vooraan zetten. Ik zal uitleggen waarom.
'Ik heb een brief van organisatie X gekregen', zegt mijn moeder. 'Maar ik weet niet wat erin staat.'
Mijn moeder is geen analfabeet en beslist niet dom. Maar ze is 88 jaar en dan gaat niet alles meer zo soepel. Ze heeft meer moeite om gesprekken te volgen en ook het lezen van een brief blijkt nu dus tegen te vallen.
Door de telefoon leest ze me de brief voor. De formuleringen zijn correct, de opbouw is op zich logisch. Het begint met de aanleiding van de brief, dan volgt een reeks feiten en argumenten die tenslotte tot de conclusie leiden. Als ik mijn moeder de brief in omgekeerde volgorde terugvertel, snapt ze het gelijk.
Wat ging er mis, waarom begreep ze zelf de brief niet? Omdat de structuur van de brief geschikt was voor mensen bij wie alles nog wel vlot functioneert. De opbouw, met een conclusie aan het eind, vraagt van lezers dat ze al lezend de feiten opnemen, onthouden en een plaats geven zonder te weten waar de brief hen heen leidt. Dat is nogal wat.
Daarom deze tip van de week voor organisaties die brieven schrijven mensen die niet zo makkelijk (meer) lezen als een havoleerling in het examenjaar:
Begin je brief met de conclusie. Zet het belangrijkste voorop.
En laat weten wat de ontvanger hiermee moet of kan doen.
Daarna kun je het hoe en waarom uitleggen. En eventueel op het eind - voor de doorlezers - de conclusies en actiepunten nogmaals herhalen.
In dit blogje heb ik ook de conclusie vooraan en achteraan gezet. Maar mijn actiepunt valt nu compleet uit de lucht:
Spreekt dit stukje je aan of ben je het er helemaal niet mee eens? Ik ben benieuwd naar je mening. Zet je reactie hieronder!
'Ik heb een brief van organisatie X gekregen', zegt mijn moeder. 'Maar ik weet niet wat erin staat.'
Mijn moeder is geen analfabeet en beslist niet dom. Maar ze is 88 jaar en dan gaat niet alles meer zo soepel. Ze heeft meer moeite om gesprekken te volgen en ook het lezen van een brief blijkt nu dus tegen te vallen.
Door de telefoon leest ze me de brief voor. De formuleringen zijn correct, de opbouw is op zich logisch. Het begint met de aanleiding van de brief, dan volgt een reeks feiten en argumenten die tenslotte tot de conclusie leiden. Als ik mijn moeder de brief in omgekeerde volgorde terugvertel, snapt ze het gelijk.
Wat ging er mis, waarom begreep ze zelf de brief niet? Omdat de structuur van de brief geschikt was voor mensen bij wie alles nog wel vlot functioneert. De opbouw, met een conclusie aan het eind, vraagt van lezers dat ze al lezend de feiten opnemen, onthouden en een plaats geven zonder te weten waar de brief hen heen leidt. Dat is nogal wat.
Daarom deze tip van de week voor organisaties die brieven schrijven mensen die niet zo makkelijk (meer) lezen als een havoleerling in het examenjaar:
Begin je brief met de conclusie. Zet het belangrijkste voorop.
En laat weten wat de ontvanger hiermee moet of kan doen.
Daarna kun je het hoe en waarom uitleggen. En eventueel op het eind - voor de doorlezers - de conclusies en actiepunten nogmaals herhalen.
In dit blogje heb ik ook de conclusie vooraan en achteraan gezet. Maar mijn actiepunt valt nu compleet uit de lucht:
Spreekt dit stukje je aan of ben je het er helemaal niet mee eens? Ik ben benieuwd naar je mening. Zet je reactie hieronder!
Recente reactie op dit artikel
-
Toon alle reacties
-
In een aantal gevallen is het beter om in een zakelijke brief direct de conclusie of de uitslag mee te delen. Bijvoorbeeld bij een
