Een jaarverslag dat niet meteen onderin de bureaula belandt? Dat kan! Negen tips voor een jaarverslag dat uw lezers wel boeit.
Zo zorgt u dat uw jaarverslag wel gelezen wordt
Niet alleen droge opsommingen van gebeurtenissen
Een goed (sociaal) jaarverslag laat de werkelijkheid achter de jaarcijfers zien. Welke ontwikkelingen heeft de organisatie doorgemaakt? Met welke problemen zijn de medewerkers geconfronteerd en hoe zijn die opgelost? Welke plannen zijn er om (nog) niet opgeloste problemen het hoofd te bieden? Zet dit alles niet als mededeling neer, maar formuleer het zo dat de lezer vanzelf gaat meeleven en meedenken.
Het menselijke verhaal
Een organisatie is mensenwerk. Het menselijke verhaal is daarom belangrijk. Wat betekent die bezuiniging voor het dagelijks werk van een medewerker? Is er ook iets positiefs uit tevoorschijn getrokken? Wat zeggen medewerkers 'op de werkvloer' zelf over het werk?
Hoe ervaart een cliënt de zorg? Wat vindt die ene vrijwilliger zo zinvol dat hij drie dagen per week in touw is voor die specifieke activiteit? Een cursus die alle keren is volgeboekt geeft een idee. Maar lezen hoe het eraan toegaat en wat deelnemers zelf zeggen, maakt meer indruk.
Illustreer de 'droge' feiten dus zo veel mogelijk met interviews en reportages. Of pak ze er helemaal mee in.
Zonder onderbrekingen
Concrete feiten en aantallen komen beter tot hun recht op aparte pagina's of in heldere diagrammen en tabellen. Zo onderbreken ze het lopende verhaal niet en kan de lezer toch alle informatie vinden die hij of zij zoekt.
Ook laten zien wat (nog) niet goed ging
Verhalen die alleen de mooie kant laten zien, zijn niet geloofwaardig. Geef lezers een eerlijke indruk van het wel en wee in de organisatie. Benoem ook de zaken (nog) niet bevredigend zijn opgelost. Zo betrekt u lezers bij uw organisatie. Hulp kan uit onverwachte hoek komen en ze zullen meer begrip tonen bij tegenslagen.
Verslagen die alleen jubelen, worden met een flinke schep zout gelezen. Een genuanceerd verslag wordt meer serieus genomen.
Een overkoepelend thema
Zoek een thema of motief dat onder bijna alle gebeurtenissen van het verslagjaar ligt. Dat thema kunt u niet van bovenaf bepalen. Het komt bovendrijven als medewerkers elkaar gaan vertellen wat ze de hoogte- en dieptepunten van het jaar vonden.
Eenheid in tekst, beeld en vormgeving
Laat de tekst door één persoon schrijven. Wisseling van stijl vraagt van de lezer om telkens om te schakelen om de andere 'toon' op te pakken. Bovendien is er dan niet één doorlopend verhaal: de onderlinge samenhang is minder vanzelfsprekend. Zorg ervoor dat ook de illustraties en de vormgeving een eenheid vormen met het verhaal. Zo komt het thema nog duidelijker over.
Laat het idee van een verslaglegging los
Natuurlijk is een jaarverslag een verslag. Maar de gedachte aan verslaglegging doodt vaak al bij voorbaat alle creativiteit. Begin in plaats daarvan met de vraag: welk - waargebeurde - verhaal over onze organisatie willen we aan ons netwerk vertellen? En wat is daarvoor de beste vorm? Misschien klopt een prentenboek of een stripboek wel beter bij het verhaal dan die twintig getypte A4'tjes met een kaftje erom.
Schakel een tekstschrijver in. Mij bijvoorbeeld.
Voor iemand binnen de organisatie is het lastig om onbevangen naar de eigen organisatie te kijken. Hier kom ik om de hoek kijken. Als tekstschrijver van buiten zie en hoor ik andere dingen dan iemand binnen de organisatie. Dingen die mensen niet zo snel aan een collega vertellen, omdat ze denken dat de ander dat wel weet of niet wil horen. Als buitenstaander kan ik onbevangener doorvragen en terugkoppelen wat me opvalt. De meeste mensen vinden het leuk om te vertellen over hun werk aan een buitenstaander die goed luistert.
Als u mij inschakelt:
- scheelt dat veel tijd van uw eigen medewerkers,
- beleven uw medewerkers meer plezier aan hun (mondelinge) bijdrage aan het verslag,
- is dat plezier terug te lezen in het eindresultaat,
- heeft u een jaarverslag waar iedereen graag mee voor de dag komt,
- zult u aan de respons merken dat het verhaal lezers van de eerste tot laatste bladzijde boeit.
Ik denk graag al vanaf de eerste brainstorm mee over opzet, thema en de meest geschikte vorm van het jaarverslag. Vervolgens kan ik me beperken tot de tekst, of ook deskundige fotografen, illustratoren, vormgevers en drukkers voordragen. In beide situaties vind ik een goede samenwerking met deze vakmensen wenselijk: zo vormen vorm en inhoud één geheel.
Stel de start van het jaarverslag niet te lang uit
Op tijd beginnen aan het jaarverslag, komt de kwaliteit ten goede. Ook fijn voor de lezers als ze niet pas in juni een verslag krijgen over lang geleden. De beste jaarverslagen in mijn omgeving worden al in oktober van het verslagjaar in gang gezet.
Wilt u weten wat ik voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op.
